Assistant(e) administratif(ve)
- Rabat
- CDI
- Temps-plein
Le poste à pourvoir est situé au sein de la Représentation de la FAO au Maroc.Position hiérarchiqueL'assistant(e) administratif(ve) travaille sous la responsabilité générale du Représentant de la FAO et la supervision directe de l'Assistant FAOR (Administration). Le/la titulaire exerce ses fonctions de façon indépendante et prend des décisions sur les priorités de travail et prend des initiatives pour traiter les cas sans précédent. La supervision reçue est axée sur la qualité des résultats du travail.Domaine de spécialisationL'assistant(e) administratif(ve) coordonne et exécute toute la gamme des tâches administratives et financières et de soutien à la gestion et d'administration.L’assistant(e) administratif(ve) assure la coordination et l’exécution d’un ensemble varié de tâches relevant du soutien administratif, de la gestion opérationnelle et de l’administration générale, contribuant ainsi au bon fonctionnement et à l’efficience du Bureau. Il/elle veille à la qualité, à la rigueur et à la cohérence du traitement des flux de travail et d’information au sein de l’unité.Le/la titulaire collabore étroitement avec un large éventail de collègues au sein de la division ou de la région, avec les unités centrales de la FAO. Il/elle fournit des informations concernant les procédures administratives en vigueur.Tâches et responsabilités
- Tenir et classe les dossiers financiers relatifs au budget de la Représentation et aux dépenses des projets dont le Représentant de la FAO au Maroc est Budget Holder ;
- Préparer les dossiers pour le paiement (factures originales, PV de réception, bon de livraison, bon de commande)
- Préparer (de la rédaction jusqu’à l’envoi) les correspondances de nature administrative et financière,
- Préparer les paiements dans GRMS et les ordres de virements correspondants.
- Traiter toute la correspondance et entretenir des contacts continus avec les fonctionnaires du Siège / partenaires concernés par les aspects administratifs ;
- Assurer la liaison, les correspondances et les vérifications avec la banque à la demande ;
- Entretenir un système de classement des documents administratifs et financiers.
- Informer et assister les fonctionnaires, experts et consultants dans les aspects administratifs (constitution des dossiers de recrutement, tests de sécurité) ;
- Etablir la situation mensuelle des véhicules de la Représentation y compris le carburant ;
- Veiller à la préparation systématique des demandes de restitution de la TVA et assurer le suivi du remboursement avec les fournisseurs et le Ministère concerné.
- Aider à mettre à jour la situation de l’inventaire de la Représentation dans COIN et entretenir s registres locaux d’inventaire avec une responsabilité spécifique en matière d’enregistrement, de maintenance et de sauvegarde des biens.
- Assister aux tâches d’administration du personnel et des équipements.
- S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
- Diplôme universitaire en Administration/Economie/Finances ou Gestion
- 1 année d’expérience dans les secteurs de l’administration, finances et gestion du bureau
- Connaissance courante (niveau C) de la langue française et connaissance courante (niveau C) de la langue arabe
- Être de nationalité marocaine ou résident du pays avec un permis de travail régulier
- Attention portée aux résultats
- Avoir l’esprit d’équipe
- Sens de la communication
- Établissement de relations constructives
- Partage des connaissances et amélioration continue
- Très bonne connaissance des normes de communication et de documentation.
- Très bonne connaissance des systèmes informatisés de gestion des finances / voyages / ressources humaines et des procédures et politiques administratives.
- Très bonne connaissance de la structure organisationnelle.
- Très bonne connaissance des applications MS Office, Internet et des équipements de bureau.
- Connaissance de l’anglais ou de l’espagnol est optionnelle et un atout.